Agile werken (Scrum) voor communicatieprofessionals – Deel 1 van 4: Wat is Scrum?

Agile werken… wie dagelijks in een agile/scrum omgeving werkt, weet niet beter: backlogs, sprints, dagstarts, (digitale) scrumboards, stories, tasks, product owners, scrum masters, sprintreview, retro… Scrum is oorspronkelijk geïntroduceerd om software te ontwikkelen. Maar het is voor veel meer projecten geschikt. Tegelijkertijd merk ik dat lang niet alle communicatieprofessionals die ik spreek, weten wat scrum is en hoe zij ermee kunnen werken. Daarom maak je in de komende tijd in vier delen kennis met scrum voor communicatieprofessionals, voor iedereen die content creëert of dat proces aanstuurt.

Wat kun je verwachten van deze serie?

Dit is deel 1, waarin je leest over het ontstaan van scrum en de voordelen ervan. In deel 2 beginnen we met het voorwerk: van backlog via refinements naar sprint ready. In deel 3 zie je hoe je werkt in een sprint, met onder andere dagstarts en definition of done. In deel 4 lees je hoe het gaat aan het einde van de sprint: demo / review, retro

Een klein beetje geschiedenis

Om het ontstaan van agile werken / scrum te begrijpen, neem ik je even mee in de geschiedenis. Voordat scrum gemeengoed werd, werkten veel bedrijven op een andere manier aan projecten. Het ging vaak om grote projecten, met veel mensen, lange doorlooptijden en daarom moest het resultaat ook zo goed mogelijk zijn. Bij die manier van werken was het zaak om de wensen van jouw afdeling op de lijst met requirements te krijgen, want aan de hand van die lijst werd het product gebouwd. De rest was ‘out of scope’.

Geen ruimte voor voortschrijdend inzicht

In theorie was er wel ruimte voor nieuwe ideeën, want ‘als de omstandigheden veranderen, pas je de businesscase aan.’ Maar in de praktijk wilde niemand de verantwoordelijkheid nemen voor grote veranderingen binnen een project – want dan was er veel te veel geld verspild. Omdat de tijd van mensen streng werd bewaakt, kon niemand tijd besteden aan ‘extra’s’. “Goh, wat jammer dat je niet had gespecificeerd dat je zélf een nieuw document met Algemene Voorwaarden moet kunnen uploaden. Voortaan betaal je je softwareleverancier 20.000 euro per keer dat je voorwaarden veranderen” (voorbeeld uit mijn eigen ervaring)! Er ontstonden allerlei vervelende discussies: “Je levert een auto zonder wielen.” “Die had je niet gespecificeerd.” En de time to market was veel te lang. Dus ontstond scrum.

Wat is scrum?

Scrum is een flexibele methode om snel nieuwe software en producten te ontwikkelen. Je werkt in kleine teams in ‘sprints’ van 1 tot 4 weken naar een ‘Minimal Viable Product (MVP)’: de eerste versie die je zo snel mogelijk naar je klanten brengt. Met als doel: feedback verzamelen. In het team zitten mensen uit allerlei disciplines. Bijvoorbeeld developers, user experience designers, communicatiespecialisten, marketeers etc. Iedereen is open, er is geen tijd voor achterkamertjes en politiek, want de sprint is zo weer voorbij. Het is niet zo dat je na elke sprint een MVP oplevert, je werkt in je sprints aan de onderdelen van je uiteindelijke Minimal Viable Product. Scrum is een term uit de rugby: een groep spelers die als blok dezelfde kant op gaan om de bal in het spel te brengen.

Wat zijn de voordelen?

Deze manier van werken heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van de traditionele methode:

  • flexibiliteit: omdat je in korte sprints werkt, is er ruimte voor voortschrijdend inzicht. Misschien heb je een sprint besteed aan een producteigenschap die de klant niet begrijpt. Of mist de klant nog andere eigenschappen. Prima, dan pak je dat in een volgende sprint aan.
  • snelheid: je kunt veel sneller een product op de markt brengen. En dus kun je sneller reageren op veranderingen in de markt.
  • openheid: elk team werkt met een scrumboard. Hierop is voor iedereen te zien waar het team mee bezig is en wie welke taken oppakt. Dagelijks bespreek je de voortgang in je dagstart.

Zijn er nadelen?

Jazeker, hoewel ik ze meer zie als valkuilen. Zoals vaker, liggen de nadelen op de loer in de voordelen. Als je te flexibel bent, schuif je misschien wel te veel met je einddatum. “Met nog 1 spint extra hebben we het product compleet met al die eigenschappen waar het testpanel om vroeg.” Te veel snelheid kan ertoe leiden dat je een goed concept verlaat, omdat je alweer met een nieuw idee bezig bent. In mijn beleving kan je zakelijk gezien niet té open zijn, je kan het hoogstens onhandig brengen. Maar als je gaat starten met scrum, is die openheid voor veel mensen wennen. Mensen houden sowieso niet van verandering. En als ze dan ook nog open moeten zijn, waar ze eerst ‘lekker onder de radar opereerden’… Een ander nadeel is dat mensen soms te fanatiek in de leer worden. Gelukkig is er een prima escape ingebouwd: volgens scrum ben je als team verantwoordelijk.

Dus ook als je tegen deze nadelen aan loopt 🙂

Heb je aanvullingen of eigen ervaringen die je wilt delen? Plaats dan een reactie hieronder.