Je hoort niemand zeggen dat hij graag wat meer mails zou ontvangen. Mensen ervaren mail vaak als veel en hinderlijk. Sommigen stoppen helemaal met mailen, voor anderen is dat niet weggelegd – omdat hun klanten en collega’s wel met mail blijven werken. Als je mailt, is het dus belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn. In deze blog geef ik je 5 tips om duidelijk te mailen.
tip 1: (vooraf) is mail het juiste medium?
Een mailtje is snel gestuurd. Bovendien heb je later nog ‘bewijs’ en dat kan handig zijn. Toch is het eerste wat je je moet afvragen voor je een mail tikt: Wat wil ik bereiken en is mail daarvoor het juiste medium? Mensen sturen mails naar collega’s die op een paar seconden lopen zitten, soms zelfs naar de collega naast wie ze zitten! Als je een eenvoudige vraag hebt, stel die dan even. Ook de good old telefoon is een handige tool. En het mooie is dat je in Outlook of Lync direct kan zien of iemand beschikbaar is. Met Lync is chatten ook een prima optie. Oftewel, als je alleen iets wilt weten, hoef je meestal niet te mailen. Wanneer is een mail dan wél het juiste medium? Een paar voorbeelden:
- Als je wil dat 1 of meer mensen een document in de bijlage beoordelen. In de ideale wereld gebruik je voor dat soort zaken een gemeenschappelijk drive of Sharepoint, maar dat kan lastig zijn als het gaat om mensen van meerdere afdelingen of bedrijven.
- Als je iemand een aantal vragen wil laten beantwoorden, waarvoor hij waarschijnlijk dingen moet uitzoeken.
- Als je hebt afgesproken dat jij en anderen input aanleveren aan een ander.
Wees kritisch op jezelf. Soms is het voor mensen even wennen dat je belt en sommigen vragen alsnog om een mailtje. Kies voor jezelf of je daarin meegaat. Je kunt de ander ook aan het begin van het gesprek vragen om aantekeningen te maken 🙂
tip 2: schrijf een duidelijk onderwerp
Zet het belangrijkste wat je wil vertellen in het onderwerp. Reageer je op een mail? Verander dan niet het onderwerp, want dat is lastig sorteren voor de ontvanger. Zet er in steekwoorden het belangrijkste van jouw antwoord achter. Bijvoorbeeld Re: input requirements deadline 10-05 // mijn 10 requirements
tip 3: gebruik koppen bij langere mails
Als je een mail schrijft van meer dan 3 alinea’s, gebruik dan koppen. Maak voor jezelf de keuze welk soort kop het handigst is; bijvoorbeeld de kop als ‘leeswijzer’: Update of Tot slot. Een variant daarop is een vragende kop: Welke problemen komen het meest voor? Of je zet het belangrijkste wat je wilt vertellen in de kop: Er zijn tot nu toe 3 klachten binnengekomen. Gebruik de verschillende soorten koppen gerust door elkaar in 1 mail. Dat is voor je lezer geen enkel probleem. De uitzondering hierop is als je in je huisstijlgids hebt afgesproken dat je altijd een bepaald type kop gebruikt.
tip 4: schrijf duidelijk
Gebruik Babette’s 3 tips om beter te schrijven in 1 minuut. Schrijf precies op wat je wanneer van wie verwacht.
tip 5: oefening baart kunst
Alles wat je vaker doet, gaat je steeds beter af. Kun je meer hulp gebruiken? Kijk dan eens naar onze training Klantgerichte brieven en mails. In onze trainingen staan jouw teksten centraal en is er veel ruimte om te oefenen. Best fijn om dat in een veilige omgeving te doen.