Je herkent het wel. Dat document waar je met collega’s aan werkt schiet maar niet op. Verschillende afdelingen met hun eigen expertises en werkstijlen. Plots is er een stuk tekst verdwenen. Er zijn alinea’s rood gemaakt, doorgehaald. En ineens staat er in de map een V8.5.4, een V8.5.5 en een V8.5.5_HB_correcties-Chantal.
Allemaal onnodig werk en het kost ontzettend veel tijd. Maar je werkt nu eenmaal vaak samen aan een document. Er zijn verschillende manieren om gezamenlijk in één document te werken. Hier heb ik het over de 2 manieren die het meest gebruikt worden binnen organisaties: Google Docs en Microsoft Word. Om bovenstaande taferelen te voorkomen lees je hier 5 tips om het beste te halen uit je gezamenlijke document.
Tip 1: Maak duidelijke afspraken
Ik begin met de belangrijkste tip. Maak duidelijke afspraken. Werk je regelmatig samen aan een document? Leg de afspraken dan met je team vast. Dan is het voor iedereen duidelijk hoe je samen aan een document werkt, zonder dat er ineens een V8.5.5_HB_correcties-Chantal is.
Tip 2: Werk realtime – of niet
Google Docs heeft de optie om tegelijk aan een document te werken. Je hoeft niet te wachten tot de ander zijn versie klaar heeft. Je werkt realtime samen aan hetzelfde document. Je ziet dus ook direct wat de ander wijzigt, weghaalt of toevoegt. Heel handig. Maar daar zit ook een keerzijde aan. Gaat het namelijk om een tekst die inhoudelijk wat pittiger is? Of heb je voor bepaalde onderwerpen wat meer bedenktijd nodig? Dan is realtime soms te snel. Want bij zo’n tekst is het gewoon fijn om er even alléén voor te zitten.
Tip 3: Wijzig met mate, gebruik de opmerkingen
Je kan wijzigingen op verschillende manieren toevoegen aan het document. In Word kun je ‘wijzigingen bijhouden’ aanzetten. En in Docs heb je ‘bewerkingsgeschiedenis bekijken’. Zijn er te veel wijzigingen? Dan wordt het natuurlijk een zooitje. In Word en Docs kan je gelukkig ook opmerkingen toevoegen. Handig! Zo voorkom je dat het document rood ziet van de wijzigingen. De eigenlijke tekst is soms ver te zoeken. Docs heeft als extra voordeel de mogelijkheid om te chatten met de personen die op dat moment in het document werken. Je kan dan als het nodig is eerst iets aankondigen of vragen. Kijk wat voor jullie het beste werkt.
Tip 4: Houd rekening met printers
Sommige mensen vinden het prettig om een document uit te printen om het goed door te lezen: ‘printers’. Maar nadat diegene zijn printje heeft gemaakt, past iemand nog snel even een tussenkop aan. Inmiddels zijn er al 2 versies van één document. Voor je het weet is het niet meer duidelijk wat in welk document aangepast is en waarom. Houd hier dus rekening mee. En ben je zelf een printer, vraag dan gerust aan je collega’s om het document even met rust te laten. Zodat jij tijd hebt om het rustig door te nemen. Dit brengt mij ook meteen naar het volgende punt.
Tip 5: Blijf in gesprek
Blijf ook vooral met elkaar praten. Ga in overleg. Geef elkaar de tijd en ruimte om gemaakte wijzigingen uit te leggen. Een enorme lap tekst even flink inkorten lijkt voor jou misschien een goed idee. Maar hoe reageert de ander erop? Die heeft er uren voor zitten zwoegen en ziet ineens dat er van alles verdwenen is. Dat kan zonder uitleg nogal schokkend zijn. Neem de tijd voor overleg. Spreek momenten af en neem het document met alle stakeholders door. Dat blijft toch de beste manier om tot goed resultaat te komen.