Veel mensen ervaren mail als lastig. Daarom wil ik het vandaag hebben over mailbox management*. Het is namelijk helemaal niet moeilijk om de baas te zijn over je mailbox. Ook als je veel mail krijgt. In dit artikel behandel ik een aantal tips die je kunt gebruiken. Kies zelf wat bij jou past – er is geen waarheid of ideaal mailbox management.
1. Schrijf duidelijk en lezersgericht
Hierover heb je al eens kunnen lezen in een eerdere blog. Door duidelijk te zijn, voorkom je onnodig heen-en-weer mailen. En dat scheelt vaak al veel mail.
2. Stoppen met e-mail
Een oplossing voor je mailprobleem is compleet stoppen met e-mail. Dat betekent niet dat je stopt met communiceren of samenwerken. Er zijn betere tools dan e-mail die je daarvoor prima kunt gebruiken, zoals Yammer of Google Docs. Het nadeel van deze oplossing is dat niet iedereen er zo over denkt. Het is voor ons bijvoorbeeld handig dat wij per mail bereikbaar zijn, want veel van onze opdrachtgevers vinden dat ook makkelijk. Wat iedereen kan doen, is (drastisch!) minder mailen.
3. Stop met mail op je smartphone
Dit is een makkelijk begin. Waarom zou je continu per mail bereikbaar moeten zijn? Je stuurt ook geen mail naar de brandweer – in noodsituaties bel je. In de regel werken we 5 dagen per week en dan 8 uur per dag. Helaas is er de laatste jaren een altijd aan-cultuur ontstaan, waardoor vakanties geen vakanties meer zijn en ook in het weekend die zogenaamd urgente vraag beantwoord moet worden.
Maar hoe doe je dat als je je mailbox altijd bij de hand wil houden, als soort van archief om snel te bekijken wat je ook alweer had afgesproken? Stel je bent loodgieter en veel onderweg, dan kan het handig zijn als je je mails bij de hand hebt. In dat geval kan het helpen om je mailbox te verplaatsen vanaf het homescherm en notificaties uit te zetten. Dan bepaal jij weer wanneer je je mail bekijkt.
4. 1 uur per dag, 5 dagen in de week
Veel mensen werken tegenwoordig vanuit hun mailbox. ’s Ochtends gaat Outlook aan en vervolgens bekijken ze direct elk binnenkomend mailtje. Mailbox management krijgt dan een andere betekenis: de mailbox is de baas. Dat is helemaal niet nodig. Bij de start van de dag doe je een check en aan het einde van de dag plan je een tweede moment in. Eventueel kun je rond (niet onder!) lunchtijd ook een vaste check doen. Je checkt je mail dus 2, hooguit 3 keer op een dag. En niet vaker. Zet daarom in Outlook je notificaties van binnenkomende mail uit. Het is soms even wennen voor mensen dat je niet binnen een uur reageert. Wees gerust, daar wennen ze aan.
5. Verwacht niet te veel van een ‘cc-box’…
Sommige mensen verwachten dat iedereen zich aan e-mailetiquette of -regeltjes houdt. Dat zou fijn zijn hè? Toch zijn er altijd mensen die wél iets van je verwachten als je in de cc staat. Veel plezier met opvoeden.
6. …of andere afspraken
Ooit werkte ik in een contact center, waar een intranet beschikbaar was met gecontroleerde, kloppende informatie. Er was ook een systeem om mensen een soort ‘foutmelding’ op hun scherm te geven, als er een echt urgente situatie aanleiding gaf om de werkinstructie te wijzigen. Toch gaven veel supervisors de mensen de instructie om ‘de mailbox goed in de gaten te houden’. Want daar stroomden de hele dag mails (reply to “All employees”) rond met de laatste roddels, pardon ‘werkinstructies’. Kortom, er ging de hele dag ongevalideerde, vaak onjuiste informatie rond. Ook al was de afspraak dat dat niet mocht. Helaas was toen in 2000 de verleiding al te groot; mijn idee om Outlook af te schaffen voor de agents haalde het niet. Een beetje een uitgebreid voorbeeld, maar je begrijpt het punt: mensen houden zich vaak niet aan afspraken, omdat mailen verleidelijk is en blijft. Hun probleem, maak er niet het jouwe van.
7. Sorteer, ruim op – of niet!
Sommige mensen zweren bij het idee dat je inbox elke dag weer leeg moet. Anderen ruimen wat minder vaak op. En dan zijn er nog de mogelijkheden om Outlook automatisch te laten sorteren, door mails op basis van regels naar bepaalde mapjes te laten verplaatsen. Zelf werk ik het liefst met 1 map: Postvak IN. Outlook heeft een zoekfunctie en je kunt mails ook nog sorteren op datum of afzender. Ik vind mails dan ook altijd terug. Heb je een beperking op mailboxgrootte? Maak dan een .pst-file aan met een archief op een vaste schijf – denk eraan om die file te back-uppen. Zodra je een waarschuwing krijgt over “size limits”, schuif je je alle mails naar je archiefmap. Het nadeel is dat je dan wel op 2 plekken moet zoeken, maar dat is niet zo’n punt. De functie Probeer opnieuw te zoeken in Alle e-mailitems is er niet voor niets.
8. Ook mailbox management is zelfmanagement
Uiteindelijk gaat het bij al dit soort dingen om 1 ding. Jezelf managen en dus wat andere gewoonten aanleren. Probeer eens 1 of alle tips hierboven en laat weten in de comments wat werkt voor jou.
*PS Ik weet dat het mailboxmanagement of mailbox-management is. Maar met de onjuiste spelling bereik ik meer mensen omdat ze nu eenmaal zo zoeken… De hastag geslaagt is ook elke zomer groot – en niet omdat alle sgolieren dezelfde grap maken.